Privacyverklaring
Hollands Duurzaam | Versie: oktober 2026
Hollands Duurzaam respecteert jouw privacy en gaat zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom, met wie wij ze delen en hoe lang wij ze bewaren. Deze verklaring is opgesteld volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor jouw persoonsgegevens is:
2. Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken alleen de gegevens die nodig zijn om je aanvraag en de opdracht uit te voeren:
- Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en, bij een zakelijke opdrachtgever, de bedrijfsnaam
- Adresgegevens: straat, huisnummer, postcode en woonplaats van de woning en, als dat anders is, je factuuradres
- Inhoud van je aanvraag: reden van de aanvraag, gewenste datum en eventuele bijzonderheden
- Woninggegevens uit de opname: bouwjaar, maten, isolatie, glas en installaties, met foto's van de woning en de installaties
- Documenten die je aanlevert: bijvoorbeeld tekeningen, facturen, offertes, kwaliteitsverklaringen of een bestaand energielabel
- Correspondentie: e-mails, WhatsApp-berichten en aantekeningen van telefoongesprekken over je opdracht
- Betaalgegevens: factuurnummer, bedrag en de rekening waarvan je betaalt
- Herkomst van je aanvraag: bij het versturen van een formulier sturen wij mee via welk kanaal je op de site kwam (bijvoorbeeld Google of een advertentie) en of je een mobiel, tablet of computer gebruikt
- Websitegebruik, met cookie-toestemming: bezochte pagina's, bezoekduur, browsertype en een verkort IP-adres, via de diensten in hoofdstuk 7
- Websitegebruik, zonder cookie-toestemming: heb je geen toestemming gegeven, dan plaatst of leest de website geen cookies. Wel stuurt je browser een cookieloze melding naar Google (onder meer welke pagina is bekeken, het tijdstip, het browsertype en jouw cookie-keuze), zonder vast kenmerk waarmee je bij een volgend bezoek herkend wordt. Google gebruikt deze meldingen alleen om bezoekersaantallen en aanvragen te schatten.
Wij vragen nooit om je burgerservicenummer of andere bijzondere persoonsgegevens. Staan er op een foto toevallig persoonlijke zaken, dan nemen wij die niet in het dossier op.
3. Met welk doel verwerken wij jouw gegevens?
- Een offerte opstellen en een afspraak voor de opname maken
- De woningopname uitvoeren, het energielabel berekenen en het label registreren in EP-Online
- Het opnamedossier bewaren, zodat het label bij een controle of audit kan worden getoetst
- Facturen versturen en betalingen afhandelen
- Je vragen beantwoorden en contact met je houden over je opdracht
- Na afloop vragen of je een review wilt schrijven
- Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de dossierplicht en de fiscale bewaarplicht
- De website verbeteren en meten welke advertenties aanvragen opleveren (alleen met toestemming via de cookiebanner, of met de cookieloze meldingen uit hoofdstuk 2)
4. Rechtsgrond voor de verwerking
Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden (artikel 6 AVG):
- Uitvoering van een overeenkomst: voor de offerte, de opname, het energielabel, het verbeteradvies en de factuur
- Wettelijke verplichting: voor de registratie in EP-Online, het bewaren van het opnamedossier en de fiscale administratie
- Gerechtvaardigd belang: voor het reviewverzoek na afloop, de herkomstmeting van aanvragen, het tegenhouden van spam en het beveiligen van onze systemen. Je kunt hiertegen altijd bezwaar maken.
- Toestemming: voor analytische cookies en advertentiecookies. Je kunt deze toestemming altijd intrekken (zie hoofdstuk 7).
5. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?
Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig. Daarna verwijderen wij ze.
- Aanvragen en vragen die niet tot een opdracht leiden: uiterlijk 1 jaar na het laatste contact
- Opnamedossier energielabel (opnamegegevens, foto's, aangeleverde documenten en de correspondentie over de opdracht): 11 jaar na registratie van het label. Het dossier moet bewaard blijven zolang het label geldig is (10 jaar); wij houden daar 1 jaar marge bovenop
- Factuur- en administratiegegevens: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)
- Geregistreerd energielabel: staat in de openbare database EP-Online van RVO; die bewaartermijn bepaalt RVO
- Statistieken in Google Analytics: 14 maanden
- Cookies: de looptijd per cookie staat in hoofdstuk 7
6. Met wie delen wij jouw gegevens?
Wij delen jouw gegevens alleen als dat nodig is voor onze dienst of omdat de wet het verplicht. Wij verkopen jouw gegevens nooit.
Partijen die de gegevens zelf ook verwerken (eigen verantwoordelijkheid):
- RVO (EP-Online): registratie van het energielabel (wettelijk verplicht)
- Onze certificerende instelling en de organisatie waarbij wij als energieadviseur zijn aangesloten: zij kunnen het opnamedossier inzien bij een steekproef of audit
- Onze boekhouder of accountant: voor de administratie
Partijen die gegevens in onze opdracht verwerken (verwerkers):
- Microsoft (Microsoft 365): e-mail, agenda en opslag van de projectmappen
- Strato (Duitsland): hosting van de website, de aanvraagformulieren, het klantportaal en onze werkserver
- Mollie: verwerking van de iDEAL-betaling voor het verbeteradvies
- Anthropic (Claude): AI-hulpmiddel dat ons helpt bij het uitwerken van de opname, het controleren van het dossier en het opstellen van berichten. De beoordeling en de berekening van het label doet altijd de energieadviseur zelf.
- WhatsApp (Meta): als je ons via WhatsApp benadert of wij je zo een bevestiging sturen
Met deze verwerkers gelden afspraken over beveiliging en geheimhouding (een verwerkersovereenkomst of de verwerkersvoorwaarden van de dienst).
Alleen met jouw cookie-toestemming: Google (Analytics en Ads), Meta (Facebook en Instagram) en Microsoft Advertising (Bing). Zie hoofdstuk 7.
Kadaster en openbare kaartbronnen: voor de controle van het adres en het bouwjaar zoeken wij de woning op in de BAG en op luchtfoto's. Daarbij gaat alleen het adres mee, geen naam of contactgegevens.
Gegevens buiten de Europese Unie
Sommige partijen (Google, Meta, Microsoft en Anthropic) kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken. Dat gebeurt alleen met de waarborgen die de AVG voorschrijft: het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
7. Cookies
Bij je eerste bezoek vraagt de cookiebanner of je cookies accepteert. Klik je op "Weigeren" of kies je niets, dan plaatsen wij alleen de functionele opslag.
- Functioneel (geen toestemming nodig): wij onthouden jouw cookie-keuze in de opslag van je browser, en tijdens je bezoek via welke pagina je binnenkwam (voor de herkomst van je aanvraag)
- Analytisch, alleen na "Accepteren": Google Analytics, om te zien hoe bezoekers de site gebruiken. Looptijd van de cookies maximaal 2 jaar.
- Advertentie, alleen na "Accepteren": Google Ads, de Meta-pixel (Facebook en Instagram) en Microsoft Advertising (Bing). Hiermee meten wij welke advertenties tot een aanvraag leiden, en kunnen deze partijen je later advertenties van ons laten zien. Looptijd van de cookies 3 tot 13 maanden.
Cookie-keuze wijzigen: hiermee verschijnt de cookiebanner opnieuw. Heb je eerder geaccepteerd en wil je ook de cookies die al geplaatst zijn kwijt, wis dan de cookies van hollandsduurzaam.nl in je browser.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking en wijziging. De website en het klantportaal werken alleen via een versleutelde verbinding (HTTPS), de toegang tot de projectmappen is beperkt tot wie aan je opdracht werkt, en onze back-ups zijn versleuteld. Mocht er toch een datalek ontstaan, dan melden wij dat waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij jou.
9. Geautomatiseerde beslissingen
Wij nemen geen beslissingen over jou die alleen door een computer worden genomen. Het formulier voor het verbeteradvies controleert automatisch of je bestaande label recent genoeg is; past het niet, dan kun je altijd contact met ons opnemen.
10. Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:
- Recht op inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van jou verwerken
- Recht op rectificatie: je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
- Recht op verwijdering ("vergetelheid"): je kunt vragen jouw gegevens te verwijderen, tenzij een wettelijke bewaarplicht (zoals de dossierplicht of de fiscale bewaarplicht) dat verhindert
- Recht op beperking: je kunt vragen de verwerking tijdelijk te beperken
- Recht op dataportabiliteit: je kunt jouw gegevens in een gangbaar digitaal formaat opvragen
- Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, zoals het reviewverzoek
- Recht om toestemming in te trekken: waar de verwerking op toestemming berust, zoals bij cookies
Stuur je verzoek naar kantoor@hollandsduurzaam.nl. Wij reageren binnen een maand en kunnen je vragen te laten zien dat het om jouw gegevens gaat. Er zijn geen kosten aan verbonden.
11. Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Heb je een klacht over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Wij gaan daar graag eerst zelf met je over in gesprek. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
12. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen laten wij het je weten.